陶潔認(rèn)真核對(duì)檔案。
11月10日上午，在山西省陽(yáng)泉市車管所檔案科，檔案管理員李姐指著屏幕上的老舊貨車資料，對(duì)陽(yáng)泉市郵政分公司寄遞事業(yè)部市場(chǎng)部團(tuán)隊(duì)經(jīng)理陶潔笑著說(shuō)：“以前找它得在檔案室里翻個(gè)底朝天，現(xiàn)在點(diǎn)下鼠標(biāo)，5秒就調(diào)出來(lái)了！這效率，全靠你和你們郵政團(tuán)隊(duì)！”
誰(shuí)能想到，查找檔案之前是困擾車管所和辦事群眾的“老大難”問(wèn)題。2023年初，陶潔在車管所對(duì)接業(yè)務(wù)時(shí)，偶然聽(tīng)見(jiàn)檔案管理員對(duì)著堆積如山的檔案嘆氣：“找檔案真費(fèi)勁！為調(diào)閱一輛車的完整檔案，要跑好幾個(gè)檔案室，辦事群眾也只能等著……”
看著檔案架上層層疊疊的紙質(zhì)檔案，一個(gè)大膽的想法在陶潔心中萌生：“群眾的急難愁盼問(wèn)題，就是我們郵政需要攻堅(jiān)的靶點(diǎn)！”接下來(lái)幾天，她反復(fù)琢磨：“郵政跟車管所合作多年，既有扎實(shí)的信任基礎(chǔ)，又有標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)流程和網(wǎng)點(diǎn)資源，為啥不能把檔案管理這個(gè)痛點(diǎn)接過(guò)來(lái)？我們郵政來(lái)做檔案的整理、數(shù)字化和保管，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓老百姓少跑腿、少等待！”
揣著這一想法，陶潔向公司領(lǐng)導(dǎo)提出建議，由郵政承接市車管所檔案電子化業(yè)務(wù)，既能幫他們解決檔案管理難題，進(jìn)一步深化政郵合作，又能便民、增加營(yíng)收。
得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持后，陶潔連夜撰寫可行性報(bào)告，梳理郵政的服務(wù)優(yōu)勢(shì)、標(biāo)準(zhǔn)化流程。接下來(lái)的半個(gè)月，她帶著這份沉甸甸的報(bào)告，多次往返于車管所與公司之間，反復(fù)向車管所負(fù)責(zé)人闡述郵政不僅能做到檔案“零損壞、零泄密”，更能把處理時(shí)間壓縮一半，真正讓群眾少跑腿。
在一次溝通中，為了讓對(duì)方直觀地了解郵政的專業(yè)能力，陶潔掏出筆記本，展示她跟著檔案管理員學(xué)習(xí)時(shí)記的筆記。筆記本上密密麻麻畫滿了檔案分類示意圖，連不同年份檔案的保存特點(diǎn)都逐一標(biāo)注。這份較真勁兒徹底打動(dòng)了對(duì)方，陽(yáng)泉市分公司成功拿下郵政代辦車管檔案業(yè)務(wù)資格。“陶經(jīng)理，就沖你這份責(zé)任心，我們信得過(guò)郵政！”市車管所負(fù)責(zé)人說(shuō)。
拿到資質(zhì)的那天，陶潔沒(méi)有慶祝，而是第一時(shí)間帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)扎進(jìn)車管所。白天，她像影子一樣緊跟檔案管理員學(xué)習(xí)，逐一核對(duì)細(xì)節(jié)；晚上，她把郵政處理間的桌子拼起來(lái)，模擬檔案科場(chǎng)景，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成員輪流扮演辦事群眾和檔案管理員，手把手傳授技巧。為優(yōu)化流程，她還在處理間局部圖上用尺子量出每個(gè)工位的最佳距離，在地上貼起彩色膠帶，清晰劃分提檔登記、標(biāo)簽打印、掃描處理、歸檔登記4個(gè)區(qū)域。“以前掃描一份檔案要來(lái)回跑，現(xiàn)在站在工位上就能完成，效率提高了近40％！”團(tuán)隊(duì)成員小張說(shuō)。
“看紙張平整度、看字跡清晰度、看標(biāo)簽完整性，校姓名、?！嚺铺?hào)+照片+車輛識(shí)別代號(hào)’、校檔案編號(hào)?！碧諠嵖偨Y(jié)的“三看三校”口訣，成了團(tuán)隊(duì)的操作準(zhǔn)則。老舊檔案的褶皺、薄紙的透光、油墨的褪色，都是操作路上的“攔路虎”。陶潔帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)摸索解決辦法：薄紙檔案背面墊白卡紙隔絕透光，褶皺檔案用重物壓置一晚恢復(fù)平整，褪色檔案反復(fù)調(diào)試參數(shù)增強(qiáng)清晰度。
功夫不負(fù)有心人。業(yè)務(wù)開(kāi)通一年多來(lái)，陶潔帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)累計(jì)處理轉(zhuǎn)籍、提檔、法院調(diào)檔等業(yè)務(wù)超5萬(wàn)筆，日均整理檔案超2000頁(yè)，成功將車管所檔案調(diào)閱時(shí)間從平均30分鐘縮短至10分鐘以內(nèi)，車管所業(yè)務(wù)辦理時(shí)長(zhǎng)平均縮短70％。同時(shí)，檔案代辦業(yè)務(wù)積累的客戶資源，還帶動(dòng)網(wǎng)點(diǎn)寄遞業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，真正走出了一條“服務(wù)便民、業(yè)務(wù)增收”的共贏之路。
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